外贸的终极目标是订单，而拿订单的过程就是沟通的过程。什么样的沟通有助于拿下订单呢？电话沟通高效、深入、全面，是沟通的首要选项。
先说说准备工作，有下面4点：
1、FAQ文件，包括产品FAQ和外贸FAQ，产品FAQ也就是针对产品客户常问的问题以及答案，例如产品保质期是多久等；外贸FAQ则是常问的外贸问题，例如你是否出口过某国……准备好这样的资料就会让你对客户突然提出的问题有所准备，在信心方面会有极大的提升，而很多新人最需要的就是信心。
2、录音软件，防止听不懂或者误听客户的信息，所以录音之后重新进行核对。
3、电话软件，例如Nonoh，我们用的是这一款。
4、如果是开发性电话，需要对客户进行必要的分析，肯定要确认他们是目标客户才行。
下面重点说说怎么打，以下皆以本公司产品举例。
第一通电话怎么打
1、有名字又有电话的开发型电话怎么打
开发型电话本来就是陌生拜访，实际上就是骚扰，所以要直接。
如果是手机：Good morning，this is Jack. Is that James speaking?
得到对方回应之后，要立马单刀直入：Sorry to disturb you. We are manufacturer of hexamine from China. I call today to look for the chance to cooperate with you. Just one minute please, ok?
一般我听到的答复都是 go ahead please，然后继续：my offer now is 300usd/MT CIF to Busan. Do you have any plan to import these days.
这个时候大多数的答复都是，等我们有计划了我会联系你的。
我当然不会等你联系我：OK, never mind. I will give you an email about our detailed offer for your information. Of course I would like to give you free sample if you need.这个时候不管对方说什么，如果不是询问具体信息，都要这样说，please reply my email with your address, I will make the sample delivery as soon as I can.
这个地方要说一句，别被拒绝一次就放弃了。我被一个泰国人拒绝了七个月，才允许我发样品……
上面的过程里，会碰巧碰到客户需要产品（几率不大），会问到一些产品相关的问题，不用怕，因为我们有FAQ！
如果是座机：Can I speak to James please? This is a business call from China.
如果是james接电话，就ok了，可以直接对接到上面的话术；
如果不是james又会出现两种：转接过去，ok，对接上面的话术；
如果接线员说不在，那就索要手机号码或者邮箱，I have very important thing to discuss with him.如果给了，对接上述话术；
如果接线员不给，或者不知道，could you please tell me who is taking charge of business in your company, I mean, purchasing or sourcing.
无论他说出谁，都要问是否在公司，能否通话；如果还是说James，就要问，您觉得我什么时候打电话他会在呢？ok，不管对方说什么，我们肯定是要再打……
2、不知道采购名字但有一个电话的怎么打
遇到这种情况，第一反应肯定是去找采购的名字，之前曾讲过用LinkedIn去找采购经理或者决策人甚至老板名字的方法，大家可以试试。
如果能够找到，就回归到了第一种情况；
如果找不到怎么办？大家都明白，如果不知道采购的名字往往是开发型电话，这种情况就单一了，就是开发型电话如何去打！
我一般会这样处理：到LinkedIn里面随便找到一个中层管理人员，先把名字记下来，当然他的职位也要记下来，甚至是他的履历，留待备用。
准备好以后开始打电话，有个地方要注意了，包括之前的电话，要注意对方接电话的人是否会说英语。当你打电话过去，你在说英语而对方一直在说本国语言的时候，你怎么办？其实很简单，你要找的这个人姓名的本国语言发音你要知道，或者头衔“purchase manager”的本国发音你要知道，“他的电话是多少”的本国语言翻译你要知道。怎么知道？谷歌翻译。
Good morning，this is Jack from China. Can I speak to anybody who are taking charging of purchasing or sourcing.这个地方大家要注意，不要过去就找什么采购经理、老板，很容易让人家反感。所以，我只需要找一个负责采购的人就好，哪怕是个小兵。
这样说比直接找采购经理的成功率要稍微高一些，切身体会。如果你运气好电话被转进去了，那么你要抓紧，直接说你来干啥就好了，如同第一点中的开发型电话。
如果运气不那么好，可能就会在这一步被挡下来，可能是对方公司采购的人实在太多，你不说明找谁，对方就没法给你转；当然还有一种可能性，就是正好某天接电话的人心情不好，你就成了炮灰。
不管怎样，如果被挡了，就改天换个电话再打！
等下，我们是不是漏了什么问题？前面我们不是通过LinkedIn记了些信息吗？好吧，这是一个偏方，第一次找不到人之后，再打就直接找我们记录下信息的那个人！
Can I speak to Mark please? This is a business call from China.
有名字很容易可以转过去。Hi, Mark ,this is Jack from China. I want to discuss something about hexamine.
这种情况下，对方往往是懵的，因为他不负责采购。这个时候他们多半会说，what are you talking about?或者whom do you want to speak to?
我会表现出很抱歉，Oh, I am so sorry. I want to speak to your person who are taking charge in purchasing or sourcing.这个时候，他往往会以为是前台转错了电话，然后告诉你采购是谁，电话是多少。也会有失败的时候，不要紧，找时间再打。
当然你还可以去LinkedIn找这个公司的其他人去找突破口，也可以去拿着LinkedIn的这个人名去facebook搜，然后去翻这个人的联系人，看看能不能找点有用的信息，或者直接跟这个人建立一些联系，希望他会告诉我们想要的信息。
大家看了这么多，或许可以发现，打电话的所谓话术真的很简单，根本没有什么技巧可言，技巧并不多，靠的是执着，靠的是愿意承受一定的失败率。
3、回复型电话
如果回复第一封邮件，回复之后要马上打电话，基本情况跟以上差不多，但是比上面情况好的是：他们主动来邮件询价格是事实。打电话能够马上找到当事人，或者需要通过电话转的时候也会方便很多。
遇到当事人接电话我会这样说：Good afternoon James, this is Jack from Jacindustry. You have just sent us one enquiry 10 minutes before. Right？
只要我们回复够快，客户往往是有印象的，态度不会很差（当然也会有冷淡之类，每个人的脾气性格不一样）。
I have replied to you with details. Please check. If you have anything not clear, please reply to me or call me.
对方往往会说，ok.这时候要抓紧机会加强联系：Bye the way, May I have your Cell number please(如果没有的话).May I have your Skype please?(如果有电话没有Skype的话)。It is much easier to communicate by chatting directly.
如果需要转，我就会说：
James just sent me an email asking hexamine. I want to have some discussion with him by phone. Because I think he needs the information urgently.
一般都能从总机转过去，或者要到手机号码。
无论是开发性电话还是回复性电话，如果发现对方并不讨厌，我就会缠着对方多说几句，我会这样说，If you are interested and not so busy, I would like to introduce something to you here.
介绍下公司，例如生产了多少年了，在当地有没有做过，有标杆客户可以说一声。再说下对对方公司的了解，例如我知道您是生产某种产品的，一定需要我们的产品，您有从中国采购过吗？
趁着热乎要到客户的其他联系方式，然后在其他的联系方式上好好聊，聊得更深一下，更私人一些！当然不能太过分，适可而止，别让客户讨厌你。
第二通电话怎么打
前面三点，无论是开发型还是回复型，无论是有名字还是没名字，都是第一通电话，那么很多时候你给客户打了电话，发了邮件，其实客户并没有回复，那么还需要有下一通电话：
Good morning. This is Jack. Is it James speaking?
I believe you have checked my offer yesterday. Maybe you have something not so clear or not so satisfied. I will try my best to make you regard us as your regular supplier.
这个时候客户或者说，我会考虑的，你要怎么说呢？
Could you please tell me what you are thinking about our offer?
有些客户没有意向并不拒绝往往采取拖延战术，就如同上面说的我会考虑，那么不如直接问他怎么考虑的，往往会拿到一些答案，当然答案可能是被加工过的，我们要学会分析。
不管他说什么，我们要说，I know you have very good supplier. We never hope you will place the orders to us just communicate once. What I want is to get a chance. Please accept our free sample（如果第一次对方没有要样品，不管是开发性或者回复性，要主动提出免费样品，当然视产品而定）。
如果是非常大的客户，我们会这样说：We really want to invite you to our factory. The charges including air tickets and hotel will be on our account.（舍不得孩子套不到狼）。如果不是很大，可以说等客户下订单的时候给他报销飞机票之类。
很多人说，这个时候你应该说我们质量多好之类，其实没用，因为他们的供应商一定可以提供同等条件，我们要获得一个让他愿意了解我们的机会。而样品可以解决产品质量的疑问，验厂可以解决对工厂的疑虑！
当然我这样说的时候被客户斥责过，说：你以为我想去就能去吗？我是有工作计划的，我怎么可能为了你一家就跑一趟呢？我去你的。
我这样说的：抱歉，我太心急了，因为您是专业的采购，肯定不会轻易做决定，一定是负责任地实地考察才会做决定。所以，这是我们唯一的机会，我们是真的希望成为您的供应商。
客户说，你心急我理解，但是我会按照我的工作计划来的，我可以先检验你的样品，如果有机会一定会去考察的，不需要这样天天打电话。
好，我不会经常骚扰您的，您能告诉我您一般什么时候出差考察供应商吗？是每年都有固定的schedule呢，还是随机的？
你敢说随机的，我就敢过一个星期打一个电话给你！你有固定的行程，更好！告诉我什么时候，我会好好候着的，不会经常打电话给你。
当然，有的时候情况也很乐观，尤其当我们的报价比较靠谱的时候，客户会乐意问我们一些问题，这些FAQ里面都有准备，那么在聊天中我们要适时地问客户啥时候买，买多少之类的问题。记住这个时间，假如是三天之内，那么这三天，我们不能默默地等，需要通过其它的方式不断地去跟他沟通，必要的话还是要打电话。
可以直接问，Could you please tell me the conditions and terms in which you will place the order to us?我就喜欢这样问，很多时候客户会被我问笑，可能真得难回答，他会说，放心，如果有什么条件，我会跟你谈的。
Within 3 days, right? Before you make decision, please give me the last chance to meet your requirement.语气要热切！
挂完电话马上给客户发短信或者消息，不是邮件，您一定要告诉我，我会尽力去调整，即便我是业务员，但是我依然会努力去争取。这个时候有一部分客户会答应；有的会直接问，ok，把你能给的最好条件给我，我会好好考虑的。
这个时候你就要慎重了，因为客户没回复你才打了电话，不回复你往往说明你有问题，你要抓住这次机会，调整报价或者条件！
很多人说这就跟求人似的，多不好意思啊。这不是下作，这是策略。当然，如果你订单多得做不完，完全可以不这样。
后来很多客户告诉我，很多时候他们已经把我淘汰了或者初选选定了，就因为我的坚持才愿意给我一个机会，对于客户来说，选择谁都可以，无非就是看条件，当大家条件相当，肯定要找一家靠谱的。
如果客户的决策期比较长，而且他又不告诉你啥时候决策，你就需要注意盯紧了，一个星期两次追踪是最少的了。其实很简单，就是要脸皮厚，要不断地去假设我们合作了之后的细节。我会时不时地就跟客户灌输点，例如，如果你现在下订单呢，我们会安排哪个船期；如果您现在下订单呢，我可以让我们的工程师多久给您做完……
如果客户说，我要去拜访你们。ok，继续打电话询问，啥时候啊，几个人啊，需要我们订酒店吗？要接机吗？待几天啊，要不要安排观光旅游啊？要显得兴奋异常，客户来看厂就跟自己要结婚一样！客户来的前一天要再打电话，再次确认一遍，礼多人不怪。
电话比邮件快，比邮件表达感情要充分，客户可以在邮件里完全不理你，但是只要有一点教养，他不会在电话里不理你，当然不是没有挂我电话的，例如现在很忙，直接挂了。很简单，我会再打过去，说不好意思信号不好，您很忙，不好意思，几句话，免得我一直打扰您，谁负责这个产品的日常操作呢？客户会说就是我，不过我现在不需要，或者真的会告诉你找谁。
面对现在不需要的，很简单，不要紧的，让我们保持联系，只是做一个参考，抱歉打扰您了，祝您生意兴隆