近年来，随着进出口需求的不断增加，外贸型企业的发展呈上升趋势，企业之间用邮件方式交流也越来越频繁。然而，发信被退回、邮件发出却不知所踪、邮件被盗或进了垃圾箱等种种问题经常困扰着企业用户。
顺利收发外贸邮件，企业应该准备什么
目前我们常发的外贸邮件无非有三类，分别是谈合作、签合同的业务类邮件；通知客户相关资讯、会议的订阅类邮件；发促销活动信息的推广类邮件。
对于发送者而言，尤其是关乎企业经济收入的业务类邮件十分重要，企业管理者在管理邮箱时，应该注重邮箱的信誉度，对于发业务邮件的域名、服务器不要群发推广邮件，此外要做好域名解析，添加SPF和DKIM记录，把客户邮箱加入白名单等，对于订阅和推广类邮件，要确保有效的邮件地址、选择合适的时间分类发送、要有相关退订按钮、注重邮件的设计感等。
邮箱的选择是外贸邮件顺利收发的前提
很多人都认为，公司的邮箱（以公司网址为后缀的企业邮箱）应是首选，因为它具备展示企业形象的作用。但是，往往企业邮箱，运行都不太稳定。据市场调查了解，经常有公司发往国外客户的业务邮件被退回或收不到对方的来信，这些邮件包含了相关产品的照片和价格表，由于无法及时送给客户，使公司损失大笔收益。
一般的解决方法，有两个：一是找现在在国内很多的企业邮箱管理公司，他们可以对你的邮件服务器进行技术处理，保证国外的网络接受你的邮件；二是你每次发邮件时，将自己的网络IP地址改为国外IP地址，如发邮件给美国客户，自己的主机IP地址设置成美国某地的IP地址。但是，前者有费用，后者很麻烦。
那么我们的建议是，使用国内著名的Web Mail服务公司的邮箱作为主用邮箱，把企业邮箱也保留，但不作为发送邮件的首选。给客人联系方式时候，放上一个WebMail邮箱，再放上一个公司企业邮箱，这样的话，邮件收发有保证，也维护了企业形象，让客户觉得你们公司规范化。
常见WebMail邮箱对比
从国内企业发邮件到国外的角度来看，外贸企业需要的好邮箱，有三个基础标准：安全稳定、可以POP3设置即用Outlook收发邮件、速度快。根据用户反馈，小编简单为大家梳理了一下，各家邮箱的优缺点：
1、Sina邮箱
Sina的门户网站、新闻、博客、娱乐频道等做得都很好，可Sina的邮箱，不建议使用，因为稳定性差，vip.sina.com的邮箱，也不例外。
3、Sohu邮箱
总体上看一般，vip.sohu.com的稍微好一些，可发到国外，但有被退信的危险。
4、Yahoo邮箱
yahoo.com.cn的，主机在国内，比较稳定，允许POP3设置即用Outlook收发。可缺点是：速度有点慢，后缀比较长，也可能丢邮件。
yahoo.com的，主机在美国，很稳定。缺点是：不允许POP3设置即用Outlook收发（除非你交钱），所以只能在IE中操作，速度很慢（一是因为用户太多了，二是因为主机在美国）。
5、国外的aol.com、bellsouth.com等之类
由于主机在国外，难免都有速度慢的缺点，何况大部分都只有缴费后才能使用POP3设置用Outlook收发邮件。
6、网易
163.com和126.com都是网易的邮箱，前者同时是网易的通行证，后者主要只有邮箱功能。比较起来，126相对稳定一些，因为163用户太多了，而且从邮箱的角度来说163做得“杂”一些，垃圾邮件相对多点。但是，总体上，网易的邮箱还是非常好的。
7、Hotmail邮箱
我们看到，很多国外客户都在用它。它最大的优点，与yahoo.com类似，即同时也是Messenger工具，yahoo的是Yahoo Messenger，Hotmail的是MSN或Windows Live Messenger。从用WebMail方式来收发邮件的角度来讲，咱们中国的hotmail用户，主机在台湾，收发邮件还是很稳定的，速度也不错。最大的缺点，就是hotmail的邮箱只能用WebMail方式来收发邮件，不接受通过POP3设置用Outlook收发邮件。
8、Gmail邮箱
也就是Google的邮箱。优点是稳定，允许POP3设置即用Outlook收发邮件（不过，需要在WebMail模式下，设置允许POP3；而且pop3设置时端口设置值与一般的邮箱有点区别，具体可看WebMail模式下的一些指示。），可以在WebMail模式下使用，收发邮件速度特快，而且有自动邮件回复、转发等功能。缺点就是使用Outlook收发邮件时，如果附件比较大（500K以上），收发速度比较慢，但相比其他邮箱，可以说不算什么缺点了。
9、263企业邮箱
海外往来的邮件通过加密通道和只能投递技术保证了邮件的安全性和稳定性
263在香港和美国、欧洲等地都不熟了邮件服务器集群，保证邮件、即时消息在
海外的顺畅收发
应用主要功能包括：企业邮件全球畅游、企业邮件只能DNS解析技术等
建议外贸企业使用263企业邮箱。
面对垃圾和诈骗邮件，我们如何防范
邮箱被盗、伪造邮件等问题近年来让用户防不胜防，建议用户不要直接在线上发布员工的邮箱地址；在收发邮件时，应该仔细检查收发件人的地址是否正确；不要轻信索要帐号、密码的邮件；
对于一些业务人员来说，经常会收到关于支付类的邮件，如果对方提到收款账户发生了变更，请务必与对方确认后再进行支付，以免上当。除了自身要更加注意外，安全的邮件系统也是必备之一。
发送外贸邮件时，如果出现安全风险，后果不堪设想，用户除了提高安全意识外，还要从邮箱安全设置方面下大工夫。例如，开启邮箱的二次验证功能，设置客户端加密端口等。
最后，外贸是一个分析、回盘、跟进的一个重复、长期、彷徨的过程，但是只要坚持，掌握方法就能获得收益；还有一点很重要，那就是对自己的产品要有信心，这样你在跟客户推产品时，你也会有信心。
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